報連相ちょっと差がつく報告や連絡そして相談の仕方
2018/03/25
報連相（ほうれんそう）とは、
仕事を円滑に行うために欠かせない
『報告』『連絡』『相談』の
頭文字をとったもので、
業務をする上で欠かせない
基本となるものです。
伝え方によっては、
上司が受ける印象や、内容に関する
判断が変わってしまうこともあります。
そのため正しく、わかりやすい
伝え方が求められます。
報連相を正しく使いこなす
報連相のそれぞれの役目は・・・
■報告
上司からの指示や命令に対して、
部下が業務や作業の経過、
結果などを知らせることです。
■連絡
関係者に簡単な業務や作業情報を
知らせることです。
自分の意見や憶測は入れず、
事実を伝えることが求められます。
また、報告と違って、
上司や部下に関わらず、
誰もが発信側にも受信側にもなります。
■相談
判断に迷うときや
意見を聞いてもらいたいときなどに
上司や先輩、同僚に意見を聞き、
アドバイスをもらうことです。
的確な報連相は仕事を正確に、
スムーズに運ぶ以外にも
ミスやトラブルを未然に防ぎ、
仕事の効率をアップのためにも
必要なものです。
会社に活力を与え続ける
報連相を的確にすることによって、
社内の人間関係、
コミュニケーションアップにも
役立つのです。
相手と情報レベルを揃える
相手に何かを伝えたいとき、
そこには『情報レベル』の
差があると意識してください。
伝えたい本人は
そのことについて
よく知っていますが、
伝えたい相手は違います。
情報量や鮮度について
相手に同じものを
求めるのではなく、
まずは情報格差を
埋めることから始めます。
そうしないと、
「何を言っているのかわからない」
と思われたり、
相手をイライラさせてしまって、
本来の目的が達成されません。
「このくらいならわかるだろう」
と説明を省くのは、
それはあなたの理屈であって、
相手に期待するものではないのです。
話の趣旨を確実に相手に伝えたい場合
スポンサーリンク
話す内容が『事実』であるのか、
『憶測』か、あるいは『伝聞』
であるのかをはっきり分ける
３つの語尾の使い方をしましょう。
事実であれば「～です」
相手の信用度が増します。
一方、憶測の場合は
話を切り出す前に、
「たぶん」「おそらく」と付けて
事実と誤解されないようにします。
そして語尾も「～だと思います」と
推測であることを強調します。
伝聞の場合は
「〇〇さんの言うことでは」
「～によると」
と自分の得た情報源を
相手に伝えて、
あくまでも
自分の考えではないことを
はっきりとさせる必要があります。
語尾も「～ということです」
「～とされています」
というように、
伝聞であることを強調します。
伝え方のコツ
『報告』『連絡』『相談』の
どの場合でも、
結論から伝えます。
ビジネスシーンでは
話す順番が大切です。
まず結論を話し、
その後に理由や詳細を簡潔に
述べるのが鉄則です。
意識せずにいると
時系列で話してしまいがちですが、
これだと要点が
わかりにくくなります。
事前に伝える順番を
組み立ててから話しましょう。
また、現場にいない人に
正しく状況を
理解してもらうためには、
数字を使えばわかりやすくなります。
報連相では主題を伝えた後、
事前に何度か
同様の趣旨の報連相を
行っていたとしても、
まずは『背景』や『経緯』
『全体像』をコンパクトに
伝える説明から
始めるようにします。
「前回報告したのに・・・」
「渡しておいた資料を
読んでくれていない・・・」
などと思うのは、
あなたの理屈であって
相手に強制できるものでは
ないのです。
