ビジネスメールあなたのマナーと完成度がパフォーマンスを左右する
2018/03/25
ビジネスメールでの
コミュニケーションは、
友人とのやり取りとは
まったく異なります。
ビジネスに、
いかにスマートにメールを
利用できるかが
ビジネスのパフォーマンスを
左右するといっても
過言ではないでしょう。
また、メールは文面での
コミュニケーションであるため、
予期せぬ誤解を与える
可能性もあります。
相手に伝えたい
ポイントをおさえつつ、
マナーを守った形式を覚えましょう。
開封の優先度を上げる件名の付け方
ビジネスでは毎日、
大量のメールを
処理しなければならない
場合もあります。
その際に基準となるのが
『件名』での内容把握です。
件名は相手の目に
最初に触れる部分で、
ビジネスメールの
顔とも言えるため
明確であるほど
優先度が上がります。
件名からでも
メールの内容がわかるように、
本文の内容を
簡潔にまとめる必用があります。
たとえば、
「○○会議について」
「資料請求：○○会議」
という件名があった場合、
避けたいのは
「～について」といった件名です。
これでは会議の議題連絡なのか、
あるいは会議が
キャンセルになったのか、
それとも議事録送付なのか、
資料請求なのか・・・
受信者はメールを開くまで
何が記されているのか
わかりません。
件名には長くならない程度に
具体的なワードを加えるだけで
完成度が上がり
それに比例して返信速度も
上がります。
注目度を上げるには
『要ご対応』『緊急』
といった目立つ表記も
効果的です。
逆に『業務外』という形で
優先度の低いことを明記すると、
忙しい受信者からも
デキると一目置かれるでしょう。
『To』『Cc』『Bcc』それぞれの意味と違い
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メールには
送信の相手と目的によって
それぞれ違った送信の方法
があります。
■『To』
メインの送信対象を指します。
■『Cc』：Carbon Copy（カーボンコピー）
メインの送信対象ではないが、
メールのやり取りを
共有しておきたい相手が対象です。
■『Bcc』：Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）
他の人に知られずに
メールを共有しておきたい相手に
使います。
また、受信者同士が
知り合いでない場合も
こうした配慮が必用です。
便利な使い分けですが、
注意しなければいけない
ミスもあります。
CcとBccを
間違えてしまうことで、
Bccに入れるはずだった
宛先をCcに入れてしまうと
個人情報漏えいに
つながってしまいます。
送信の際にはCcとBccに入れる
メールアドレスに間違いがないか、
チェックするクセをつけましょう。
ただ、督促や注意喚起など、
言いにくいことを
「宛先多数につきBccにて失礼します」
と書きながら
実はその人だけにBccで送信すれば、
角を立てずにものが言えます。
結論を最初に書く
何が言いたいかといった
要点を冒頭で述べる方法を
『アンチ・クライマックス法』
と言います。
とくに時間がない場合や
相手の興味が薄い場合に有効で
ビジネスは常にこの方法で
用件を伝えるようにします。
たとえば、
ビジネスメールを書く場合は、
・お願い
・3/15休暇のお知らせ
・○○のお願い【17時まで】
などといった形で
まず端的に表現した上で
メール本文では、
「お願いがあります。
○○を実施していだだきたいのです。
その理由といたしまして・・・」
という書き方をすれば、
結論を読むまで
何を主張しているのか
わからないといった
負担をかけることもなく、
時間のない人でも
冒頭だけを読めばメールの
重要度や取るべきアクション
が判断できます。
また、時節の挨拶など
メール冒頭での丁寧な挨拶は
必要ありません。
一般的には、
外部に送信の場合は、
「お世話になっております」
社内に送信の場合は
「お疲れ様です」といった
最低限の挨拶文に
とどめておきましょう。
最初の一文で
何が望みかがわかる表現にして、
単刀直入に切り込むことです。
ズバリ、読みたくなくなるメール
メール本文では
『P.S.（追伸）』の部分が
一番よく読まれていると言われます。
一方、「追伸」すら
見てもらえないメールも
多いのです。
その、見てもらえない
メールの典型は
受信者に『スクロールを強要』
するメールです。
画面びっしり文字が並び、
見るからに量が多いメールや、
不必要な改行をして
縦に長くなったメールなどは、
「どこまで続くかわからない」
という不安感が
読みたくなくさせるのです。
改善のポイントは
結論を冒頭に記載したり
箇条書きにするなどして簡潔にし、
ムダな人為的改行は
行わないようにします。
そうすることで、
開くだけで全体を見ることが
できる形になり、
相手にスクロールの手間を
かけることがなくなった分、
確実に読んでもらえます。
相手のことを思って、返信
発信者の都合で
どんどん送られてくる
メールですが、
仕事をためてしまう人は
一度読んだメールに、
後で返事をしようとします。
そういうメールを
いくつもためて、
ある程度たまってから、
もう一度読み返して
返事を書きます。
ためてしまったために
作業に余分な時間がかかったり、
最悪、すでに手遅れに
なっていることだって
あるのです。
そうならないための
最高の対処策は
『見た瞬間に返信する』です。
仕事がデキる人は
二度読んだりはしません。
一度読んだときに、
すぐに返事を書くか
削除するという
アクションを起こすからです。
メールの内容は
その場で判断できるものが
ほとんどで、
何もその場できちんとした
答えが出せなくてもいいのです。
連絡はきちんと届いて、
その内容を理解している
ということをいち早く
意思表示することが大切で、
後回しにする理由はありません。
とは言え、
現実にはどうしても
緊急の用事などで
対応できないときもあるでしょう。
そのときは
返信ボタンを押して
『返信モード』にしておけば、
空き時間ができたら
すぐに対応できますし、
失念も防げます。
ただ、例外的に
感情が高ぶったときに
書くメールだけは
一晩寝かしたほうがいいでしょう。
メールは相手の表情が見えず
その場でフォローが出来ない分、
いったん対立が始まると
なかなか修復が難しいという
欠点があります。
感情的なメールは
感情にまかせて発信せずに
翌日まで保存しておき、
再度クールな頭で読み直し
送信するかを決めれば
無用なトラブルを
避けることができます。
デキる人とデキない人の
違いというのは、
ほんの些細なことから
始まっていくのです。
